Uusi laatujärjestelmä edistää yhdessä oppimista asiakkaan hyväksi

Noin vuoden Ahmoilla projektipäällikkönä toiminut Jyri Niskanen nimitettiin vuoden alusta yrityksen laatupäälliköksi. Kuva: Iiro Rautiainen

Laatujärjestelmät ja sertifikaatit voivat kuulostaa kuivakkaan byrokraattisilta, mutta Ahma insinööreillä niillä on pelkkiä paperinivaskoja syvällisempi merkitys. Vuoden 2021 alusta Ahmojen laatujärjestelmän kehittämistä valvomaan nimitettiin Jyri Niskanen.

- Jyri oli heti Ahmalle tullessaan kiinnostunut sovituista toimintatavoista ja myös kyseenalaisti niitä. Ajatus Jyrin nimeämisestä laatupäälliköksi syntyi siitä, että hänellä oli aina esittää pelkän kritiikin tai kyseenalaistamisen sijaan rakentava parantamisehdotus toiminnan kehittämiseksi, toimitusjohtaja Saara Kippo kertoo.

Jyrille on kertynyt työkokemusta useasta paikasta, joten monenlaiset käytänteet ovat tulleet tutuiksi. Ensimmäisenä hän tarttui dokumenttien tallennustapaan:

- Ahmoilla oli jo mietitty siirtymistä VPN-yhteyden takana olevasta serveritallennuksesta pilvipalveluun. Vauhditin tätä muutosta, ja nyt pääsemme kaikki tarvittaessa vaikka työmaalla katsomaan ja muokkaamaan asiakirjoja.

Mihin laatujärjestelmää tarvitaan?

Ahma insinöörien toimitusjohtaja Saara Kippo kertoo, että yrityksen laatujärjestelmää on päivitetty vuosien varrella aina muiden muutosten mukana:

- Useat tilaajaorganisaatiot edellyttävät kirjallista laatujärjestelmää. Sertifiointi on yksi tapa osoittaa, että järjestelmää ylläpidetään ja kehitetään jatkuvasti. Meillä tavoitteena on huolehtia, että laatukäsikirjamme vastaa aina organisaatiomme sen hetkisiä tarpeita. Muutoin järjestelmästä tulee helposti vain kasa tiedostoja, joista ei ole meille varsinaista hyötyä toiminnassamme.

Selkeä laatujärjestelmä toimii myös hyvänä pohjana uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Käsikirjassa esitellään esimerkiksi organisaation rakenne ja vastuunjako eri tekijöiden välillä sekä toimintaohjeet tapaturman tai sairastumisen varalta.

- Emme toki jätä perehdyttämistä laatukäsikirjan lukemisen varaan, mutta tarvittaessa sieltä voi kukin tarkistaa menettelytapoja. Järjestelmän ylläpito edellyttää omien toimintatapojemme ja -ohjeidemme päivittämistä ja kehittämistä sekä työtämme koskevan lainsäädännön, ohjeistusten ja asetusten seurantaa. Kun nämä päivitetään laatujärjestelmään, pystytään muutokset myös helposti viestimään koko organisaatiolle, Saara kertoo.

Myös malliasiakirjojen koonti ja kaikkien saataville saattaminen on asia, jota Jyri on pyrkinyt kehittämään.

- Valmiit mallit auttavat varsinkin uusia työntekijöitä toimimaan alusta asti Ahmojen työtapojen mukaisesti, Jyri kertoo.

Laatujärjestelmä auttaa sekä henkilökuntaa että asiakasta

Koko Ahman henkilöstö osallistuu toimintajärjestelmän kehittämiseen. Laatupäällikkönä Jyri suunnittelee, dokumentoi ja ylläpitää toimintajärjestelmää mittareista ja palautteesta saadun tiedon perusteella sekä kouluttaa henkilökuntaa siihen liittyen.

Jyrin tehtäviin kuuluu lisäksi seurata lainsäädännön ja viranomaismääräysten muutoksia ja suunnitella niihin pohjautuen uusia toimintaohjeita sekä tehdä tarvittavat päivitykset laatu-, ympäristö- ja TTT-järjestelmiin. Jyri myös tiedottaa henkilökuntaa toimintajärjestelmän muutoksista sekä auditointien, katselmusten ja työtyytyväisyyskyselyn tuloksista.

- Laatujärjestelmä itsessään on vain nippu paperia, mutta me haluamme edetä siitä pidemmälle: yhdistää sertifikaatin vaatimukset ja ruohonjuuritason toiminnan käytännön työkaluiksi, jolloin arki on yksinkertaisempaa ja sujuvampaa. Ajattelen niin, että pystyn laatupäällikön tehtävässä oikeasti vaikuttamaan positiivisesti meidän omien ihmisten tekemiseen helpottamalla prosesseja. Meillä työssä on sellainen oppimisen kulttuuri, jossa jokainen voi oppia aina projekteistaan ja jakaa tietoa ja hyviä käytäntöjä muillekin.

Laatupäällikön tehtävät ovat olleet järjestelmälliselle Jyrille mieleen:

- Loppupeleissähän ihmiset tekevät työn, eivätkä yritykset itsessään ”tee” mitään. Kun saamme kehitettyä rutiineja etenkin projektin aloitukseen ja päättämiseen, niin asiakkaan toivomat seikat ja kaikki muu tarvittava muistetaan varmasti tehdä oikeaan aikaan ja oikeassa järjestyksessä. Asiakkaanhan ei tarvitse nähdä, mitä kaikkea täällä taustalla tapahtuu, mutta sujuvampi työ meillä näkyy kyllä myös laadukkaana lopputuloksena asiakkaalle!  

Ahmalla on ollut kirjallinen laatujärjestelmä jo vuodesta 2006, ja se sertifioitiin 2011-2012 seuraavien standardien mukaisesti: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. Viime vuonna Ahmat siirtyi TTT-standardin osalta ISO45001:2018-standardiin.

Teksti: Nora Tamminen, Pilgrim